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总账系统中已经使用的科目设置辅助核算

时间:2014年09月28日 点击: 【字体:

文章导读:当一个科目已经录入期初余额和本期发生额后,由于精细核算的需求,要启用辅助核算。如何设置?例:“其它应收款”科目期初余额100元,本期借方发生200元,凭证已经记账。因为该企业“其它应收款”主要
当一个科目已经录入期初余额和本期发生额后,由于精细核算的需求,要启用辅助核算。如何设置?
例:“其它应收款”科目期初余额100元,本期借方发生200元,凭证已经记账。因为该企业“其它应收款”主要是核算员工预借差旅费和归还差旅费。公司老板就想知道,哪个员工有多少差旅费没有归还。那么,这时就要把“其它应收款”科目设置为“个人往来”的。如何设置?
处理步骤:

 
  1. 反记账,取消凭证审核和出纳签字;
  2. 进入总账期初余额中,把“其它应收款”的期初数100清空
  3. 在会计科目中,把“其它应收款”设置为个人往来辅助核算(会提示:“此科目已使用,修改辅助核算可能会造成数据错误!是否继续?”,点击“确定”按钮);
  4. 期初余额界面,“其它应收款”科目显示为蓝色,
双击“其它应收款”的期初数,弹出个人往来期初录入界面。假定期初100元,分别应收员工张三40元,李四60元。则“其它应收款”的期初余额录入如图2-5所示。在“个人往来期初”录入界面,点击“退出”按钮,则期初余额录入界面“其它应收款”显示为100元。
总账系统中已经使用的科目设置辅助核算 
          图2-5   录入“其它应收款”的期初余额

 
  1. 在填制凭证中,找到有“其它应收款”科目的凭证,选中“其它应收款”分录,双击凭证右下角的总账系统中已经使用的科目设置辅助核算,录入辅助信息。如图2-6所示。
总账系统中已经使用的科目设置辅助核算 
             图2-6  修改凭证的上辅助信息

 
  1. 重新对凭证审核、出纳签字,记账。 
总账系统中已经使用的科目设置辅助核算 注意:上述的操作步骤,看似简单,但一旦操作不当,容易造成数据数据(对账不平)。下面就把误操作给大家展示出来,在以后的操作过程中应避免。
不正确的步骤及现象:

 
  1. 反记账,取消凭证审核和出纳签字;
  2. 在会计科目中,把“其它应收款”设置为个人往来辅助核算;(此时的现象:在期初余额界面,“其它应收款”科目显示为蓝色,表示辅助核算的科目,辅助核算的科目是不能直接修改期初余额的,所以“其它应收款”的期初余额100元无法删除。)
  3. 双击“其它应收款”的期初数,弹出个人往来期初录入界面,录入张三40元;李四60元。(此时的现象:退出个人往来期初录入界面,则“其它应收款”期初余额为200元。但明细记录中显示的是100元,这样就造成了“总账和个人往来辅助账对账不平”。)如图2-7所示:
 总账系统中已经使用的科目设置辅助核算
引申:年度结转后,总账期初余额也会出现总账和辅助明细账对账不平的情况,可以参照上述的修改方法。
例:年度结转后,总账和客户往来明细账对账不平是。错误报告中显示:应收账款科目总账250元,明细账200元。试算平衡,说明总账数据是正确的。很可能在年度结转过程中少结转了一行明细记录。
修改步骤:

 
  1. 到会计科目中,把“应收账款”的客户往来辅助核算取消;
  2. 到总账期初余额界面,这时“应收账款”的期初数是可以修改的。修改为与明细记录合计一致(不管明细记录合计是否正确)。本例中修改为200元。
  3. 再到会计科目中,把“应收账款”科目设置为客户往来辅助核算;
  4. 再到总账期初余额中,双击“应收账款”得期初数,参照上年末应收账款的客户往来明细记录,在这里补加记录,或者修改记录金额。使“应收账款”科目期初余额为250元。(还要保证试算平衡)。
总账系统中已经使用的科目设置辅助核算 注意:如果开始试算不平衡,明细记录合计数正确,总账数不正确。则修改步骤操作到第(3)步即可。
 
 
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